Sistema de Busca de Legislação Municipal do Recife

DECRETO Nº. 26.022 DE 26 DE AGOSTO DE 2011.

EMENTA: Dispõe sobre a produção de instruções normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Município, objetivando a manualização das rotinas e a implementação de procedimentos de controle.

O PREFEITO DO RECIFE, no uso das atribuições que lhe confere o art. 54, inciso VI, "a" da Lei Orgânica do Município do Recife e,

CONSIDERANDO as inovações introduzidas na estrutura organizacional e operacional do Município, que resultaram na criação desta Controladoria, órgão central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer os procedimentos das diversas unidades executoras no que diz respeito à sua atuação enquanto integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Municipal, e,

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de dispor sobre a produção de INSTRUÇÕES NORMATIVAS a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas áreas da Estrutura Administrativa da Administração Direta e Indireta do Município,

DECRETA:

CAPÍTULO I - Das Disposições Gerais

Art. 1º O presente Decreto integra o conjunto de ações, de responsabilidade da municipalidade, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno (SCI) do Município, sobre o qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, o artigo 59 da Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000, e o artigo 4º da Lei Municipal 17.707, de 20 de maio de 2011, além da Resolução 001/2009, do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

Art. 2º Ficam instituídas as Instruções Normativas (IN), como os diplomas normativos que estabelecerão a padronização na execução de atividades e rotinas administrativas das diversas unidades que compõem a estrutura organizacional da administração direta e indireta do Município do Recife.

CAPÍTULO II - Da Finalidade

Art. 3º Este diploma visa a instruir a elaboração das IN de todas as unidades da estrutura organizacional, da administração direta e indireta do Município, relativas às suas atuações enquanto integrantes do Sistema de Controle Interno (SCI) do Município, objetivando a manualização das rotinas e a implementação de procedimentos de controle.

Art. 4º As IN fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do estabelecimento de mecanismos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Controladoria Geral do Município.

CAPÍTULO III - Da Abrangência

Art. 5º Estão sujeitas à observância deste Decreto, cada unidade da estrutura organizacional do Município, enquanto integrantes do Sistema de Controle Interno, seja como fonte injetora de novas instruções, seja como executoras de tarefas presentes em instruções emanadas por outras unidades.

CAPÍTULO IV - Dos Conceitos

Art. 6º Para fins deste Decreto, entende-se como:

I - Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle - a coletânea de IN das diversas unidades administrativas;
II - Fluxograma - a demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação da unidade responsável por cada etapa;
III - Sistema - conjunto de ações coordenadas que concorrem para um determinado fim;
IV - Sistema Administrativo - conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir o resultado esperado;
V - Unidade Responsável - unidade que atua como órgão setorial do sistema de controle interno e também como órgão central de cada sistema administrativo, a qual compete a definição e formatação das IN inerentes ao sistema;
VI - Ponto de Controle - aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle;
VII - Procedimento de Controle - os procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando a restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público;
VIII - Sistema de Controle Interno - o conjunto de normas, princípios, métodos e procedimentos, coordenados entre si, que busca realizar a avaliação da gestão pública e dos programas de governo, bem como comprovar a legalidade, eficácia, eficiência e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional dos órgãos e entidades municipais;
IX - Órgão Central do Sistema de Controle Interno - a Controladoria Geral do Município, a quem compete apoiar as unidades executoras, vinculadas às secretarias e aos demais órgãos municipais, na normatização, sistematização e padronização dos seus procedimentos e rotinas operacionais, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle;
X - Unidades Executoras - as diversas unidades da estrutura organizacional, no exercício das atividades de controle interno inerentes às suas funções finalísticas ou de caráter administrativo, que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos nas IN.

CAPÍTULO V - Das Responsabilidades

Art. 7º Compete ao Órgão Central do Sistema Administrativo, Unidade Responsável pela IN:

I - promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a Controladoria Geral do Município, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da IN a ser elaborada;
II - submeter a IN à apreciação da Controladoria Geral do Município;
III - promover a publicação, divulgação e implementação da IN;
IV - orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da IN;
V - manter a IN atualizada.

Art. 8º É de responsabilidade das unidades executoras participantes de cada sistema administrativo:

I - atender às solicitações da unidade responsável pela IN na fase de sua formação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
II - alertar a unidade responsável pela IN sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
III - manter a IN à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
IV - cumprir as determinações da IN, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

Art. 9º São atribuições da Controladoria Geral do Município, órgão central do Sistema de Controle Interno do Município:

I - prestar o apoio técnico na fase de elaboração das IN e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
II - aprovar a IN elaborada pela unidade responsável por cada sistema administrativo;
III - através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas IN para aprimoramento dos controles ou a formatação de novas instruções;
IV - organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada IN.

CAPÍTULO VI - Do Formato e do Conteúdo das Instruções Normativas

Art. 10. O formato do presente diploma, que segue o modelo previsto no Anexo Único, serve como base para as IN a serem produzidas.

Parágrafo único. As instruções sobre os itens que devem constar nas IN e breve orientação sobre sua elaboração estão presentes no Anexo Único.

CAPÍTULO VII - Dos Procedimentos

Art. 11. A unidade responsável pelo sistema administrativo, com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve identificar, inicialmente, as diversas unidades executoras da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma do sistema.

Art. 12. Devem ser identificados e analisados, para cada procedimento realizado no sistema administrativo, os formulários utilizados para as operações, as conferências exigidas e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados que compõem o sistema administrativo.

Art. 13. Cada atividade integrante do processo, seja rotina de trabalho ou procedimento de controle, bem como os documentos envolvidos, será representada graficamente, na forma de fluxograma, o qual deve correr de cima para baixo e da esquerda para a direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:

I - início do processo, onde no mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação;
II - emissão de documentos;
III - ponto de decisão;
IV - junção de documentos;
V - ação executada:

a) análise;
b) autorização;
c) checagem de autorização;
d) confrontação;
e) baixa;
f) registro.

VI - final do processo.

§ 1º Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
§ 2º As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade no topo.
§ 3º No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser feita utilizando-se termos genéricos, como "área requisitante".
§ 4º Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que, neste caso, devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação do fluxograma na folha subsequente e vice-versa. Procedimento idêntico será adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas especifica em folhas auxiliares.

Art. 14. O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas e dos procedimentos de controle na IN e dela fará parte integrante como anexo.

Art. 15. As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na IN deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não deixar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o "como fazer" para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.

Parágrafo Único. Cada atividade deverá conter os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, como por exemplo:

I - especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
II - destinação das vias dos documentos;
III - detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
IV - relação de documentos obrigatórios para a avaliação da operação;
V - aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
VI - os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo, tais como:

a) controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos;
b) crítica nos dados de entrada;
c) geração de cópias (back-up).

Art. 16. Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de lista de verificação (check list), que passarão a ser parte integrante da IN como anexo.

Parágrafo único. A norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.

Art. 17. No emprego de abreviaturas ou siglas deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla.

Art. 18. Dentro do possível, a especificação das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle deverá ser agrupada, inicialmente, por unidade executora.

Parágrafo único.  Dentro de cada área, serão especificadas as atividades inerentes a cada tipo de situação ou operação.

Art. 19. Concluída a versão final da IN ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à Controladoria Geral do Município, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.

Art. 20. Feita a avaliação e as alterações quando necessárias, estando tudo dentro dos preceitos, o Coordenador da Controladoria Geral do Município aprovará e devolverá a IN à unidade responsável, que providenciará sua publicação, divulgação e implementação.

CAPÍTULO VIII - Das Considerações Finais

Art. 21. Ficará a cargo da Controladoria Geral do Município a unificação da coletânea das IN, com título de "Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle do Município do Recife", atualizando-o sempre que necessário.

Art. 22. A Controladoria Geral do Município, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância das IN por parte das diversas unidades da estrutura organizacional, adotando as providências que se fizerem necessárias diante das irregularidades constatadas.

Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Recife, 26 de Agosto de 2011.

JOÃO DA COSTA BEZERRA FILHO
Prefeito do Recife

CLÁUDIO SOARES DE OLIVEIRA FERREIRA
Secretário de Assuntos Jurídicos

PETRÔNIO LIRA MAGALHÃES
Secretário de Finanças

( REPUBLICADO POR INCORREÇÃO )

Anexo Único - Formato e Conteúdo das Instruções Normativas

1. NA IDENTIFICAÇÃO:

1.1 Órgão Emanante

o Informa o nome da unidade responsável pela IN, que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem às rotinas de trabalho objeto do documento.
o
Discriminar o órgão emanante da IN, a partir do nível hierárquico superior.

Ex.:

?PREFEITURA DO RECIFE - CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO;

?PREFEITURA DO RECIFE - SECRETARIA DE FINANÇAS - DIRETORIA GERAL DE LICITAÇÕES E CONTRATOS.

1.2 Número da IN/Versão

o A IN será identificada por 4 (quatro) campos, na seguinte ordem: Sistema, Numeração, Versão e Ano;

o Cada sistema administrativo será identificado por sigla constante de quatro letras, iniciando por S

o Ex.:

1.SCIN - Sistema de Controle Interno;

2.SLIC - Sistema de Licitações e Contratos.
3.
o A Numeração (três dígitos) deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo.

oO campo Versão (dois dígitos) deverá seguir numeração sequencial, atualizado após alterações.

o Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, depois de apreciado pela Controladoria Geral do Município, será encaminhado à publicação.

o O ano da IN será indicado por 4 (quatro) dígitos.

o Formato: IN SXXX NNN.VV/AAAA

1.3 Ementa

o Apresentar breve resumo sobre o conteúdo da IN.

2. NO CONTEÚDO:

2.1 - Das Disposições Gerais

o Fazer constar introdução sobre o conteúdo da IN

2.2 - Finalidade

o Especificar de forma sucinta a finalidade da IN, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração.

o Indicar onde inicia e termina a rotina de trabalho a ser normatizada.

o Exemplo: "Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e contratações de obras ou serviços, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato"

2.3 - Abrangência

o Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na IN devam ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.

2.4 - Dos Conceitos

o Tem por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização.

o Especial atenção deverá ser dedicada a este capítulo nos casos da IN abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.

2.5 - Das Responsabilidades
o Este capítulo destina-se à especificação das responsabilidades especificas da unidade responsável pela IN (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização.

2.6 - Dos Procedimentos

o Trata da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle, conforme demonstradas no fluxograma (quando houver).

2.7 - Das Considerações Finais

o Este capítulo é dedicado à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:

o Medidas que poderão ser adotadas e/ou conseqüências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na IN;

o Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;

o Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da IN;

o Cláusula de vigência.

2.8 - Assinatura e Aprovação

o A IN será assinada pelo Secretário da Pasta a que estiver subordinada a Unidade Responsável ou, tratando-se de órgão da administração indireta, pelo seu titular;

o A aprovação da IN ou suas alterações será de competência do Coordenador da Controladoria Geral do Município, através de consignação ao final da IN.